Quanto dovrebbe durare un meeting? Il problema delle riunioni troppo lunghe
Secondo gli esperti, la nostra attenzione si è ridotta nel corso degli anni (c’è infatti il 43% di probabilità che tu non arrivi alla fine di questo blog), mentre i nostri incontri sono aumentati. Le statistiche mostrano che la durata media di un meeting è aumentata del 10% negli ultimi 15 anni; la durata media di un meeting è ora compresa tra i 31 e i 60 minuti.
In America, i lavoratori tengono circa 11 milioni di riunioni al giorno, il che equivale a 55 milioni di riunioni a settimana e 220 milioni di riunioni all’anno. In un ambiente di lavoro agile e veloce come quello odierno, organizzare una riunione può essere un compito estremamente impegnativo.
Perché così tante riunioni? Se avete un ordine del giorno, una sala riunioni prenotata e le persone giuste che vi partecipano, allora la vostra riunione dovrebbe essere tecnicamente produttiva, no?
La durata media di una riunione è compresa tra i 31 e i 60 minuti.
Potremmo essere più produttivi?
Potremmo essere più produttivi nelle nostre riunioni? Assolutamente.
Allora perché non abbiamo capito bene? Perché stiamo programmando le riunioni per un’ora, quando potremmo facilmente raggiungere il nostro obiettivo in soli 15 minuti? Per alcuni, è semplice come una vecchia regola di gestione del progetto: “il lavoro si espande al tempo che si pianifica per esso”.
Cosa possiamo fare?
Potremmo considerare la possibilità di ridurre il tempo che dedichiamo alle nostre riunioni.
Un esempio perfetto è Marisa Meyer, CEO di Yahoo, che assegna 15 minuti di riunioni a tutte le riunioni in tutta l’azienda. Forse questo potrebbe funzionare per voi e per il vostro team?
Suggeriamo che potrebbe. Gli esseri umani hanno solo un’attenzione limitata, che è compresa tra 10-18 minuti. Dopo questo tempo, le nostre menti cominciano ad andare alla deriva. Prendendo in considerazione i tempi di attenzione, le nostre riunioni dovrebbero essere tra 10-18 minuti? Potreste ridurre la vostra agenda a questo lasso di tempo? Puoi ancora ispirare, istruire, educare, prendere decisioni o arrivare al punto in questo lasso di tempo?
10 – 18 minuti
Winston Churchill ha tenuto molti discorsi ispiratori, tra cui l’iconico “We will fight on the beaches” che è stato di 12 minuti e 37 secondi. I Queen e David Bowie hanno scritto ‘Under Pressure’ in circa 10 minuti, e Paul McCartney ha scarabocchiato il testo di ‘Yesterday’ in meno di un minuto. In tempi più recenti, Sheryl Sandberg, COO di Facebook, ha ispirato milioni di persone in un TedTalk della durata di soli 14 minuti e 58 secondi, dove ha affrontato la questione “perché abbiamo troppo poche donne leader”.
Se questi leader e artisti possono ispirare le nazioni, cambiare il corso della storia, condividere le loro intuizioni e trasmettere messaggi importanti in meno di 18 minuti, forse possiamo anche implementare un leggero cambiamento nel nostro programma di incontri?
Fonte: http://blog.condecosoftware.com/meeting-length